QUẢN TRỊ TINH GỌN

Lean manufacturing - Sản xuất tinh gọn

Lean manufacturing hay sản xuất tinh gọn giúp xác định và giảm thiểu các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm, loại bỏ lãng phí; áp dụng Lean nhằm tăng khả cạnh tranh của doanh nghiệp...

Bạn là nhà quản lý một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bạn luôn phải đối mặt với những sức ép từ đối thủ cạnh tranh, từ khách hàng về chất lượng, giá cả, giao hàng đúng hẹn ... Bạn đã biết tất cả những biến động về giá bán sản phẩm,chi phí giá thành, năng suất, chất lượng là do các biến động đầu vào của hệ thống sản xuất như biến động về nguyên vật liệu, nhân sự, máy móc thiết bị, quy trình tạo sản phẩm, biến động về tình hình kinh tế trong và ngoài nước ... Vậy thì bạn có chờ đợi tình thế thay đổi tốt hơn hay chủ động tìm ra những công cụ nào đó để giảm thiểu những biến động này? Đôi khi bạn cố gắng giao hàng đúng hẹn nhưng khi nhìn lại, bạn lại giật mình vì lượng tồn kho quá nhiều. Bạn thấy công ty của bạn rất bận rộn, mọi người đều rất mệt mỏi vì phải giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày trong sản xuất kinh doanh, nhưng kết quả đem lại lại không như mong đợi. Bạn đang bối rối?

Bạn sẽ giật mình một lần nữa khi biết rằng một khảo sát của Trung tâm nghiên cứu doanh nghiệp Lean (Lean Enterprise Research Center) của Anh quốc chỉ ra rằng: trong một công ty sản xuất đặc trưng thì:

·       Hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm là 05%

·       Hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm là 60%

·       Hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm nhưng cần thiết là 35%

·       Tổng cộng các hoạt động là 100%

·       Khách hàng chỉ trả cho bạn các hoạt động tăng thêm giá trị (5%) thôi. Đây là tại sao bạn rất bận nhưng không hiệu quả.

·       Làm thế nào thay đổi tỷ lệ nêu trên, biến hoạt động không tăng giá trị thành hoạt động tăng giá trị ?

Hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) tập trung vào việc loại bỏ lãng phí trong doanh nghiệp của bạn với các công cụ hữu hiệu sẽ giúp bạn xác định và giảm thiểu các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm.

9 loại lãng phí

Nhận diện được lãng phí là bước đầu để cải tiến. Khi áp dụng hệ thống sản xuất tinh gọn Lean, đòi hỏi sự cải tiến được phải được phát huy từ mọi cấp độ trong tổ chức, và quan trọng là người thực hiện công việc trực tiếp. Do đó đòi hỏi mọi người trong tổ chức phải thấu hiểu 9 loại lãng phí, và biết trong công việc của mình có những lãng phí gì và cải tiến, loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng. Khi mọi nhân viên được đào tạo, thấu hiểu về 9 loại lãng phí và các công cụ cải tiến thì sẽ tạo ra phong trào cải tiến liên tục trong công ty. 9 loại lãng phí cơ bản gồm có:

1. Lãng phí do sản xuất thừa

2. Lãng phí do tồn kho

3. Lãng phí do sửa chữa;

4. Lãng phí do chờ đợi;

5. Lãng phí do thao tác/ di chuyển thừa;

6. Lãng phí do quy trình, công đoạn thừa;

7. Lãng phí do vận chuyển thừa;

8. Lãng phí do không tận dụng sáng kiến cải tiến của công nhân viên;

9. Lãng phí do không sử dụng năng lực CNV đúng chỗ.

Các công cụ cơ bản khi áp dụng lean như sau:

5S Quản lý bằng trực quan

5S là một công cụ rất hữu dụng để loại bỏ/ giảm thiểu các loại lãng phí như chờ đợi, sửa chữa, thao tác/ di chuyển, quá trình sản xuất, vận chuyển thừa. Công cụ này nếu áp dụng thành công còn tạo cho nhân viên trong công ty tác phong làm việc công nghiệp, bài bản, có trách nhiệm; giúp môi trường làm việc trở nên thoáng đãng, sạch sẽ.

Bạn nên nhớ rằng hơn nửa thời gian của bạn là sống ở công ty. 5S sẽ làm cho bạn thấy cuộc sống hạnh phúc hơn, sức khoẻ tốt hơn. Các cổ đông, khách hàng và nhà cung cấp sẽ đánh giá cao công ty bạn, cũng như văn hoá của công ty. 5S nếu kết hợp với việc cải tiến dây chuyền sản xuất (cải tiến các thắt cổ chai trên dây chuyền) thì hiệu quả về năng suất, chất lượng sẽ tăng rất cao.

5S là bao gồm:

1. Sàng lọc (Sort);

2. Sắp xếp (Stabilize);

3. Sạch sẽ (Shine);

4. Săn sóc (Standardize);

5. Sẵn sàng (Sustain).

Một bức tranh bằng 1000 lời nói. Thực tế 1000 lời nói chưa chắc đã mô tả đầy đủ một bức tranh. Trong thực tế sản xuất kinh doanh, có rất nhiều hiện tượng, vấn đề mà nếu dùng ngôn từ diễn giải bao nhiêu đi nữa thì người nghe cũng chưa chắc hình dung hết sự việc; khi đó một hình ảnh có thể giúp thấy được ngay vấn đề. Quản lý bằng trực quan là dùng màu sắc, hình ảnh, âm thanh vào trong quản lý sản xuất. Quản lý bằng trực quan sẽ giúp cho nhà quản trị hay người lao động phát hiện ngay ra sự bình thường và sự bất bình thường trong hệ thống sản xuất kinh doanh. Điều này sẽ giúp người lao động khắc phục ngay lập tức vấn đề, tránh hậu quả nghiêm trọng. Quản lý bằng trực quan được tận dụng tối đa trong các công cụ khác của Lean như: Tiêu chuẩn hoá công việc, Ngăn ngừa sai sót, Hệ thống kéo/kanban, Chuyển đổi nhanh, Bình chuẩn hoá, TPM...

Tiêu chuẩn hoá công việc (Standardized Work)

Tiêu chuẩn hoá công việc là việc lưu giữ lại phương pháp tốt nhất ở thời điểm hiện tại để sản xuất một cách an toàn, hiệu quả và chất lượng cao, bằng việc văn bản hoá hay trực quan hoá. Tiiêu chuẩn hoá công việc sẽ góp phần phát hiện giảm thiểu/ loại bỏ tất cả các loại lãng phí kể trên. Nó sẽ giảm bớt tác động do thay đổi nhân sự đem lại qua việc dùng TCH để huấn luyện công nhân cũ và mới. Nó thiết lập, chuẩn hoá quy trình cả dây chuyền sản xuất, giúp tổ chức duy trì được những cải tiến đã thực hiện. Nó là cơ sở cho cân bằng sản xuất. TCH giúp nhà quản lý phát hiện được sự không cân bằng trong công việc giữa những người lao động trong một trạm hay chuyền làm việc, giữa các công đoạn với nhau; giúp nhà quản lý xác định được các nút cổ chai, các vị trí quá tải.

Tiêu chuẩn hoá công việc còn giúp duy trì chất lượng tại vị trí sản xuất (tại nguồn). Tiêu chuẩn hoá công việc cũng giúp làm giảm bớt lượng bán thành phẩm tồn trên dây chuyền sản xuất. Tiêu chuẩn hoá công việc dựa trên 3 yếu tố chính:

1. Trình tự công việc;

2. Thời gian khách hàng yêu cầu làm ra một sản phẩm (takt time);

3. Lượng hàng tồn tiêu chuẩn công đoạn;

Công cụ ngăn ngừa sai sót (Error Proofing hay POKA-YOKE)

Sự hài lòng của khách hàng phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng sản phẩm/ dịch vụ. Khách hàng có thể không hài lòng với người bán hàng lúc mua hàng sau đó họ có thể quên, nhưng đối với sản phẩm kém chất lượng thì họ luôn cảm thấy không hài lòng mỗi khi nhìn thấy, sử dụng nó. Do vậy Chất lượng sản phẩm luôn phải là quan tâm số 1 của doanh nghiệp. E-P sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến vượt bậc chất lượng sản phẩm. Nếu bạn áp dụng E-P trong từng thao tác, từng công đoạn trong sản xuất để ngăn ngừa 100% sai sót thì bạn sẽ nhận thấy một kết quả thần kỳ về chất lượng sản phẩm.

Hệ thống sản xuất kéo/ Kanban (Pull/kanban system)     

Theo thuyết của Taylor từ sau chiến tranh thế giới thứ hai, sản xuất hàng loạt sẽ làm cho chi phí nhân công, chi phí vật tư, chi phí khấu hao máy móc thiết bị... trên một đơn vị sản phẩm sẽ rẻ đi. Khi đó các nhà máy lao vào sản xuất hàng loạt, mỗi nhà máy là một đại công trường. Các nhà máy sản xuất theo kế hoạch dự định sau đó tìm cách đẩy ra ngoài thị trường (sản xuất theo phương pháp đẩy). Phương pháp này chỉ phát huy tác dụng khi cầu cao hơn cung quá nhiều. Mô hình sản xuất này đã tạo ra một lượng tồn kho khổng lồ và gây ra nhiều đợt khủng hoảng kinh tế trong lịch sử. Mô hình sản xuất này đã làm cho nhiều công ty phá sản, gây khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng, gây tồn đọng vốn. Mô hình sản xuất này cũng không thể đáp ứng kịp thời những nhu cầu, đòi hỏi đa dạng của khách hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, năng lực sản xuất dồi dào, cầu nhỏ hơn cung, nhu cầu của khách hàng đa dạng về các chủng loại sản phẩm khác nhau, thì mô hình sản xuất theo phương pháp đẩy không còn phù hợp nữa, mô hình sản xuất kéo của Lean (khởi nguồn là Toyota) là giải pháp tối ưu, nó sẽ sản xuất ra số lượng, mẫu mã đúng theo nhu cầu của khách hàng, chất lượng dễ dàng được kiểm soát, tồn kho ở mức tối thiểu. Hệ thống sản xuất kéo sẽ giảm thiểu hay loại bỏ các tất cả các loại lãng phí ở trên.

Dòng chảy từng sản phẩm (one-piece flow)

Khi bố trí dây chuyền thành dòng chảy của từng sản phẩm, sẽ làm cho thời gian nguyên vật liệu, sản phẩm nằm trên dây chuyền và tồn  kho giảm một cách kinh ngạc. Chất lượng của từng sản phẩm dễ dàng được kiểm soát. Chuyển đổi nhanh chủng loại hàng theo yêu cầu của khách hàng.Tồn kho trên dây chuyền giảm tới mức tối thiểu. Nó sẽ loại bỏ hay giảm thiểu các loại lãng phí như chờ đợi, sửa chữa, di chuyển của người công nhân, vận chuyển vật tư, tồn kho trên dây chuyền, tiết kiệm diện tích sản xuất...

Chuyển đổi nhanh (Quick change over)

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng mà vẫn giảm được lượng tồn kho, vẫn giao hàng đúng hạn, chúng ta phải sản xuất với những lô hàng nhỏ thì việc thay đổi sản phẩm trên dây chuyền sản xuất là một phần tất yếu. Nhưng làm thế nào để việc thay đổi sản phẩm này không làm giảm năng suất của dây chuyền hay tăng thời gian chờ đợi? Phương pháp chuyển đổi nhanh sẽ giúp bạn tìm ra phương pháp thay đổi sản phẩm trên dây chuyền nhanh nhất, chất lượng sản phẩm tốt ngay từ đầu. Việc thực hiện chuyển đổi nhanh cũng giúp bạn dễ dàng cân bằng dây chuyền sản xuất, khi mà chu kỳ thời gian giữa các dòng sản phẩm hay giữa các nguyên công là khác nhau. Chuyển đổi nhanh sẽ giúp bạn giảm các loại lãng phí như chờ đợi, sửa chữa, tồn trên dây chuyền, tồn kho, thao tác, di chuyển và sản xuất thừa.

Giải quyết vấn đề PDCA (Problem solving)

Trong quá trình sản xuất, chúng ta luôn đối mặt với rất nhiều sự biến động như biến động trong quy trình công nghệ, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, tay nghề của công nhân,  mội trường sản xuất, hệ thống đo lường ... Những biến động sẽ gây ra các sai sót, sai hỏng, giảm năng suất, không an toàn...  Nếu chúng ta không có biện pháp giải quyết nguyên nhân gốc rễ thì các biến động này sẽ xuất hiện trở lại và sẽ tăng các loại lãng phí như sửa chữa, tồn kho, chờ đợi... Nếu không có phương pháp tốt, đôi khi ta khắc phục vấn đề này, lại có thể phát sinh ra các vấn đề khác. Các công cụ giải quyết vấn đề PDCA cho phép bạn có thể phân loại các vấn đề, sắp xếp thứ tự ưu tiên đề giải quyết vấn đề, tìm nguyên nhân gốc rễ bằng câu hỏi 5 Why (hỏi tại sao 5 lần), tìm và lựa chọn các hành động khắc phục phòng ngừa hiệu quả; kiểm tra, xác nhận giá trị sử dụng của hành động khắc phục phòng ngừa và duy trì chúng.

Lưu đồ dòng chảy giá trị (Value Stream Mapping)

Cải tiến bao gồm có nhiều loại, nhưng cải tiến có thể chia làm hai loại chính. Một là cải tiến quá trình, đây là các cải tiến hướng vào từng trạm sản xuất như cải tiến quy trình công nghệ, cải tiến việc bố trí sơ đồ chuyền, vật tư thiết bị, cải tiến đồ gá, dụng cụ sản xuất... Loại thứ hai là cải tiến dòng chảy sản phẩm, đây là cải tiến về mặt vĩ mô, cải tiến này có thể cho năng suất tăng lên rõ rệt. Khi thiết lập dòng chảy giá trị, nhà quản lý có thể nhìn rõ bức tranh tổng thể về tình hình sản xuất trong công ty.

Nhìn vào dòng chảy giá trị, nhà quản lý có thể xác định được các nút cổ chai, sự bất hợp lý trong việc bố trí sản xuất, sự mất cân bằng trên dây chuyền sản xuất, có các số liệu đo lường rõ ràng, giúp cho việc cải tiến là chính xác và hiệu quả.

Bảo trì năng suất tổng thể (TPM)

Máy móc thiết bị đóng vai trò rất lớn trong việc duy trì sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, ngăn ngừa tai nạn lao động. Tăng tuổi thọ của máy móc, thiết bị cũng tiết kiệm được chi phí cho công ty rất lớn. TPM sẽ loại bỏ hay giảm thiểu các loại lãng phí như chờ đợi, sai hỏng... Khi triển khai chiến lược bảo trì năng suất tổng thể trong công ty, công ty sẽ có một hệ thống quản lý, bảo dưỡng thiết bị đầy đủ, công nhân trực tiếp sản xuất sẽ đóng vai trò quan trọng trong chương trình này. Việc này sẽ giúp cho máy móc, thiết bị luôn ở trong tình trạng "Tốt như mới". Các nội dung chính của TPM sẽ bao gồm vệ sinh, kiểm tra, bảo dưỡng ngăn ngừa và bảo dưỡng dự phòng. Giải quyết các vấn đề của máy móc, thiết bị ở nguyên nhân gốc rễ.

Bình chuẩn hoá (Level Production/Heijunka)

Nhu cầu thị trường luôn thay đổi theo chu kỳ, theo mùa vụ, mà năng lực sản xuất của các doanh nghiệp thì có hạn vì nó phụ thuộc vào các nguồn lực như con người, công suất của máy móc, thiết bị, nguồn nguyên liệu. Nếu sản xuất đúng theo nhu cầu biến động của thị trường thì sẽ có lúc sản xuất không đáp ứng được, có lúc dừng sản xuất, dẫn đến chi phí sản xuất cao hay mất cơ hội bán hàng, chất lượng sản phẩm không đảm bảo. Do đó việc bình chuẩn hoá có vai trò rất lớn trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường mà vẫn cân bằng được sản xuất. Bình chuẩn hoá là yếu tố căn bản để thực hiện hệ thống kéo.

Ngoài việc bình chuẩn hoá giữa nhu cầu thị trường và hệ thống máy móc thiết bị đóng vai trò sản xuất, bình chuẩn hoá còn có tác dụng cân đối nguồn lực, chu kỳ thời gian giữa các dòng sản phẩm khác nhau trên dây chuyền sản xuất, góp phần cân bằng dây chuyền sản xuất; bình chuẩn hoá sẽ giúp giảm thiểu các loại lãng phí như chờ đợi, quá tải, sửa chữa...

Cải tiến liên tục (Continuous Improvement/ Kaizen)

"Không phải ai cũng có khả năng phát minh, nhưng ai cũng có khả năng cải tiến", có những người là việc rất vất vả nhưng vẫn có kết quả kém hơn một người làm nhàn nhưng có phương pháp và có cải tiến. Kaizen có nghĩa là cải tiến nhỏ, nhưng những cải tiến nhỏ này hợp lại với nhau sẽ mang lại kết quả đáng kinh ngạc. Trong thời đại hiện nay, với việc cạnh tranh khốc liệt của các công ty trên toàn cầu thì cải tiến liên tục hệ thống sản xuất kinh doanh sẽ là công việc theo đuổi thường xuyên của các công ty. Khi áp dụng thành công chiến lược Kaizen trong công ty, công ty bạn sẽ có được văn hoá cải tiến liên tục, văn hoá này sẽ thấm nhuần trong từng công nhân viên của công ty. Kaizen sẽ giúp công ty loại bỏ, giảm thiểu tất cả các loại lãng phí, cải thiện môi trường và an toàn trong sản xuất - kinh doanh. Để Kaizen được duy trì, tổ chức phải có hệ thống thu thập ý kiến cải tiến của công nhân viên, hàng tuần, hàng tháng phải có đánh giá thi đua khen thưởng và quan trọng hơn là việc quảng bá tuyên truyền thành quả đạt được trên toàn doanh nghiệp.

Các đo lường chính trong Lean

Nếu không đo lường, sẽ không biết bạn đang ở đâu, quá trình sản xuất của bạn đang tốt lên hay đang xấu đi, bạn đang tốt hơn hay kém hơn đối thủ cạnh tranh. Nếu không có đo lường thì bạn không biết được các cải tiến của mình có hiệu quả không? nếu có thì nó là bao nhiêu? Nếu không có đo lường thì bạn sẽ quản trị không hiệu quả. Đo lường trong sản xuất, kinh doanh thì có rất nhiều nhưng đối với Lean thì có các phép đo chính sau:

1. FTT- Đo lường tỷ lệ chất lượng;

2. BTS - Đo lường tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng ngày;

3. Lead Time - Đo lường thời gian sản phẩm trên dây chuyền;

4. Down time - Đo lường thời gian ngừng sản xuất;

5. OEE - Đo lường mức hữu dụng toàn phần của máy móc thiết bị;

6. Năng suất/ người/giờ

7. Nhóm làm việc/làm việc theo nhóm Con người là vốn quý của doanh nghiệp, là chìa khoá cho mọi thành công của doanh nghiệp.

Để thực hiện và duy trì tốt hệ thống sản xuất tinh gọn, chúng ta cũng phải có những nhóm làm việc có tính tổ chức cao. Toàn bộ công nhân viên phải được đào tạo về Lean, có kiến thức, kinh nghiệm tốt về lãng phí, biết xử dụng các công cụ của Lean và liên tục cải tiến. Các nhóm làm việc sẽ trở thành các bộ phận chức năng trong tổ chức và có mục tiêu phấn đấu rõ ràng. Các cải tiến sẽ được khởi xướng từ nhóm làm việc. Trong nhóm làm việc, tinh thần đồng đội sẽ được phát huy.

Sau đây là bài thơ tóm tắt về quản trị tinh gọn:

Có rất nhiều lãng phí

Tồn tại trong công ty.

Để lãng phí làm chi

Hiệu quả hoạt động thấp!

Hàng khuyết tật, thứ cấp

Chờ đợi và tồn kho

Vận chuyển thừa vòng vo

Sản xuất thừa lãng phí!

Thao tác thừa chưa kỹ

Quy trình thừa chú ý

Tất cả tăng chi phí

Lấy tiền bạc công ty…

Nhân tài cứ ra đi

Lãng phí lớn bởi vì

Ban lãnh đạo công ty

Không biết dùng và giữ!

Tinh gọn chúng ta cứ

Phát hiện các lãng phí

Rồi loại bỏ lãng phí

Cải tiến và duy trì…

Đoàn Hà, 04.08.2024

Để tìm hiểu sâu hơn về lean hoặc có nhu cầu được tư vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email: info@managene.com.vn, điện thoại 0908839423.