HỆ THỐNG QUẢN LÝ THEO KẾT QUẢ (PMS)
Hệ thống quản lý theo kết quả (Performance Management System - PMS) được hình thành từ những năm 1940 nhưng mới chỉ là ý tưởng. Đến những năm 1960, PMS được triển khai áp dụng ở các nước như
1/ Chuỗi kết quả
Quản lý theo kết quả là hướng đến những đầu ra và mục tiêu cần đạt được (3) trên cơ sở sử dụng những nguồn lực đầu vào (1) hợp lý và có hiệu quả. Các hoạt động (2) nhằm biến đổi nguồn lực đầu vào thành đầu ra. Những hoạt động này là có định hướng và có kế hoạch để bảo đảm hướng đi đúng đắn. Tất cả nhóm hoạt động này nằm trong phạm vi của tổ chức (đơn vị chủ dự án) và tổ chức có thể tác động hay kiểm soát được. Ở đây, tổ chức cũng đánh giá được tính hiệu quả trên cơ sở mức độ đạt được mục tiêu đặt ra.
Mục đích của cơ tổ chức là nhằm tạo ra những tác động đúng hướng và tích cực vào các lĩnh vực kinh tế xã hội, góp phần thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Nhưng xét trên phạm vi rộng lớn hơn và càng về lâu dài thì mức độ đóng góp hay tác động càng giảm đi. Tác động tức thời (4) là tác động trực tiếp bởi đầu ra lên đối tượng nhận kết quả (sản phẩm/ dịch vụ) đó. Tác động trung gian (5) thường là hệ quả của tác động trước mắt. Tác động sau cùng (6) là sự đóng góp và tác động lâu dài nhất mà tổ chức mong muốn đạt được. Tất cả những tác động này nằm ngoài phạm vi tổ chức, mức độ tác động và hiệu quả còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan khác. Càng về sau, mức ảnh hưởng của các nhân tố ngoại vi (môi trường bên ngoài) lên những tác động (của đầu ra) chúng ta mong muốn càng lớn. Nói cách khác, về lâu dài thì hoạt động mà tổ chức thực hiện chỉ là một vài trong nhiều hoạt động khác để hướng đến mục tiêu chung.
Ví dụ, đối với hoạt động tuyên truyền về chấp hành luật lệ giao thông, cơ quan thực hiện tuyên truyền cần có một ngân sách (1) để thực hiện. Cần thực hiện một kế hoạch tuyên truyền cụ thể (2) như tuyên truyền qua truyền hình, phát thanh, tờ rơi, pano, phổ biến cho học sinh các cấp … Và kết quả đầu ra/ mục tiêu trước mắt (3) đó là các pano được gắn, các chương trình tuyên truyền được thực hiện,… Tác động tức thời (4) là người dân (đối tượng được tuyên truyền) có thêm thông tin, kiến thức về luật lệ giao thông, có ý thức hơn về chấp hành luật lệ giao thông. Tác động trung gian (5) là người tham gia giao thông chấp hành tốt luật lệ giao thông và tác động cuối cùng (6) là giảm thiểu tối đa tai nạn giao thông, giảm vụ kẹt xe, giảm thiệt hại về người và tài sản. Xem xét dưới góc độ ngược lại, là để giảm tai nạn giao thông (6) thì phải thực hiện đồng bộ nhiều hoạt động, nhiều chương trình khác nhau từ vấn đề quy hoạch, đường sá, phương tiện vận tải cho đến vấn đề giám sát, xử phạt,… trong đó, hoạt động tuyên truyền về luật lệ giao thông chỉ đóng góp một phần. Tức là mức ảnh hưởng giảm đi, mức tác động của các nhân tố ngoại vi khác tăng lên.
2/ Các bước áp dụng quản lý theo kết quả
Từ kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh/ thành phố (kế hoạch 5 năm, 10 năm,...), các sở/ ban/ ngành trực thuộc xác định (hoặc được xác định) rõ nhiệm vụ trọng tâm (1) theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình. Thông thường, từ nhiệm vụ chúng ta đi thẳng đến kế hoạch hành động (10, 12) để nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao. Nhưng khi áp dụng hệ thống PMS, chúng ta cần xác định vấn đề (2) trước. Nhận diện đúng vấn đề mới có giải pháp đúng. Trong xác định vấn đề, cần phân tích nguyên nhân (3) và hậu quả (4) của vấn đề.
Ở các bước 2, 3 và 4 chúng ta thường dùng cây vấn đề để phân tích. Trong đó, nguyên nhân là trả lời câu hỏi “ điều gì dẫn đến vấn đề này?”. Có thể chia nhóm nguyên nhân theo những yếu tố đầu vào như: con người, máy móc thiết bị, vật tư nguyên liệu, phương pháp, cơ chế, thông tin,… Nguyên nhân được phân thành sơ cấp và thứ cấp. Việc phân tích nguyên nhân cho đúng và đầy đủ là quan trọng, bởi vì nguyên nhân đúng thì biện pháp mới đúng hướng và “nguyên nhân nào thì giải pháp đó”. Phần hậu quả (4) là trả lời câu hỏi “nếu vấn đề này không được giải quyết thì sẽ dẫn đến điều gì ?”. Hậu quả là kết quả xấu khi vấn đề không được giải quyết.
Sau khi phân tích vấn đề, chúng ta cần xác định lại mục tiêu chiến lược (5). Mục tiêu chiến lược là đảo ngược hậu quả của vấn đề. Mục tiêu chiến lược là giải quyết hậu quả của vấn đề, không để xảy ra hậu quả hoặc hạn chế hậu quả.
Bước 6 là hoạch định mục tiêu trực tiếp (trước mắt). Mục tiêu trực tiếp là đảo ngược của nguyên nhân vấn đề, tập trung vào giải quyết nguyên nhân. Khi nguyên nhân được loại bỏ thì vấn đề được giải quyết, vấn đề được giải quyết thì không xảy ra hậu quả. Không xảy ra hậu quả tức là đạt được mục tiêu lâu dài. Nhiều mục tiêu trước mắt đạt được thì mục tiêu lâu dài đạt được, nghĩa là thực hiện được nhiệm vụ trọng tâm.
Khi xác định MT, chúng ta cần xác định các chỉ số đo lường (7). Các chỉ số này cần cụ thể, đo lường được, mang tính khả thi và có thời hạn.
Để đạt được mục tiêu, chúng ta cần xác định phải có những kết quả nào, đó là những đầu ra (8) đóng góp cho mục tiêu. Các đầu ra cần có chỉ số đánh giá (tương tự chỉ số đánh giá mục tiêu) và sắp xếp thành một sơ đồ có mối quan hệ chiều dọc và chiều ngang (9).
Kế hoạch hành động (10) được xây dựng trên cơ sở đầu ra, phân công nhân sự thực hiện, xác định những hoạt động chủ yếu, thời gian và dự trù kinh phí. Trên cở sở đầu ra (kết quả cần đạt được) mà chúng ta xác định nguồn lực đầu vào (11) tương ứng. Nguồn lực đầu vào chủ yếu là vốn (tiền), nhân lực hay máy móc thiết bị.
Bước cuối cùng là thu thập số liệu (12) để phân tích đánh giá kết quả thực hiện. Số liệu chủ yếu nhằm đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài và kết quả đầu ra.
Trên cơ sở các bước trên, chúng ta lập một kế hoạch hoàn chỉnh, áp dụng mẫu cho một dự án để cấp có thẩm quyền xét duyệt triển khai thực hiện.
Đoàn Ngọc Hà
